Veelgestelde vragen SoD

Dat zijn: Duitsland, Hongarije, Italië, Luxemburg, Malta, Polen, Portugal en Slowakije. Van deze landen ondersteunen alleen Hongarije en Italië de adresverificatie (net als in de “oude” situatie). Bij Litouwen en Slovenië wordt nog gewerkt aan controles om zeker te zijn dat ook de communicatie daarmee goed verloopt. Zodra dat geregeld is, geven we deze landen ook vrij. De overige EU-lidstaten zijn nog helemaal niet live.

De verzendende autoriteit is verantwoordelijk voor het juist betekenen. Dat is dus in principe via het SoD portaal. Als er een verstoring is, kan teruggevallen worden op een schriftelijke betekening. Daarna moet de casus alsnog via het portaal gaan lopen. Casussen die voor livegang zijn gestart, moeten ook in het portaal worden opgenomen door de verzendende autoriteit.

Als een lidstaat nog niet klaar is met de aansluiting op SoD, is digitaal betekenen nog niet mogelijk. U maakt dan gebruik van het oude (papieren) proces.

Het SoD portaal verstuurt alert-mails. U stelt een mailadres in voor alerts bij “Instellingen per service” → “Service of Documents”. Bij berichten op het SoD-portaal (en dus ook bij inkomende betekeningen) ontvangt u op dat mailadres een alertmail.

Ja.

Ja, u kunt een casus via de doorstuurfunctie in het SoD portaal digitaal doorsturen naar een ander kantoor (formulier G).

Ja. Het ambtelijk stuk zelf moet uiteraard door een gerechtsdeurwaarder getekend zijn, maar een gebruiker met de juiste rechten kan stukken via het portaal versturen.

Ja, het is mogelijk om een vrij bericht te versturen. Maar let op: dit is ook weer een formulier en dus geen ‘chatfunctie’.

Nee, dit is niet mogelijk. Er is geen mail-functie vanuit het SoD portaal.

Ja, dat kan.

De toegestane bestandsgrootte voor bijlagen verschilt per land. In het Nederlandse SoD portaal kunt u bestanden tot 100 MB uploaden. In totaal kunt u 1 GB per betekening versturen en ontvangen. Het kan dus zijn dat het ontvangende land andere limieten hanteert en u de betekening niet kunt versturen. U ontvangt dan een foutmelding. In dat geval kunt u de bijlagen per post versturen. U kunt ook de bijlagen eventueel opknippen in kleinere bestanden. De casus moet wel via het digitale SoD portaal worden verstuurd.

U kunt de volgende bestandsformaten uploaden: pdf, doc, docx, xls, xlsx, png, jpeg, jpg, odt en ods. De mogelijkheid om zip-bestanden te uploaden, wordt onderzocht en mogelijk later toegevoegd.

Verstuur geen bijlagen met dezelfde bestandsnaam.

Het SoD portaal verstuurt alert-mails. Als de ontvangende instantie heeft gereageerd, wordt er vanuit het SoD portaal een alert e-mail gestuurd naar de behandelaar van de casus.

Nee, tekstvelden worden niet vertaald, gebruik een taal die de ontvanger begrijpt.

Selecteer het land en vul de verplichte velden in (vaak plaats of postcode). Houd er rekening mee dat de zoekgegevens in de schrijfwijze van het land moeten worden ingevoerd (bijvoorbeeld Paris in plaats van Parijs). Landen met een ander schrift, zoals Griekenland, geven de plaatsnamen ook in het Engels aan.

Net als in de “oude” situatie ondersteunen alleen Hongarije en Italië de adresverificatie.

Nee, dat is niet verplicht. U moet wel de taal van het origineel aangeven. Er geldt wel dat een geadresseerde een stuk kan weigeren op basis van diens recht op een taal die hij begrijpt of als het stuk niet is gesteld in een van de officiële talen van de plaats van betekening (zie ook formulier I).  Als u een vertaling in meerdere talen hebt, kunt u dat ook aangeven.

De eerste check is of het bericht digitaal is afgeleverd. Die informatie vindt u in het SoD portaal. Of u heeft een foutmelding ontvangen bij de verzending. Als u geen ontvangstbevestiging krijgt (formulier D), raden we u aan om zelf contact op te nemen met de geselecteerde autoriteit/gerechtsdeurwaarder. Dat kan door in Service of Documents nogmaals een bericht te sturen of aan de hand van de getoonde contactinformatie te bellen of te mailen. Als er dan alsnog geen reactie komt, kunt u de casus intrekken. U kunt vervolgens een nieuwe casus starten en een andere autoriteit kiezen.

Nee, u selecteert altijd een autoriteit na zoeken op plaats of postcode.

De te versturen stukken moeten voor het uploaden op gebruikelijke wijze worden ondertekend. Enkel de berichten in het SoD portaal (formulieren) zelf worden ‘onder water’ automatisch ondertekend met het KBvG certificaat om de authenticiteit ervan aan te tonen.

De ondertekening van de PDF’s gaat (‘onder water’) via certificaat van de KBvG als central body in Nederland. Binnenkomende PDF’s zijn ook gecontroleerd.

Digitaal betekenen naar andere EU-lidstaten kan op dit moment van en naar de volgende lidstaten: Duitsland, Hongarije, Italië, Malta, Polen, Portugal en Slowakije. Net als in de “oude” situatie ondersteunen van deze landen alleen Hongarije en Italië de adresverificatie.

Een formulier of een vrij bericht met eventueel een bijlage.

Een ontvangen of verstuurd dossier voor een grensoverschrijdende betekening of adresverificatie. Binnen de casus kunnen berichten worden uitgewisseld.

Database met de per lidstaat aangewezen autoriteiten. Voor Nederland is deze ingericht met de gerechtsdeurwaarderskantoren. De data komen uit het Register Gerechtsdeurwaarders onder beheer van de KBvG.

Een formulier zoals binnen EU wetgeving wordt gebruikt bij grensoverschrijdende betekeningen.

Een gerechtelijk stuk wordt verstrekt in de loop van een burgerlijk- of handelsgeding zoals een dagvaarding, exploot of vonnis.

Door SNG ontwikkeld register waarin bevoegdheden van gerechtsdeurwaarders worden bijgehouden. Dit register dient als bron voor de Court Database.

De beheerder binnen het SoD portaal die verantwoordelijk is voor het aanmaken van rollen, rechten en gebruikers. Ook houdt de organisatiebeheerder de generieke instellingen binnen de organisatie bij.

De SNG beheerder kan organisatiebeheerders binnen het gerechtsdeurwaarderskantoor aanmaken.

Het (SaaS) portaal waarmee gerechtsdeurwaarders in Nederland toegang krijgen tot Service of Documents.