PRIVACYVERKLARING

SNG nodigt u uit haar website te bezoeken. De website is vooral bedoeld om u informatie te verstrekken over SNG.

Voor wat betreft de persoonsgegevens die worden verwerkt bij het bezoeken van de website, zo ook bij het actief toesturen van persoonsgegevens aan SNG, is SNG ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG.

SNG houdt van de bezoeker algemene bezoekgegevens bij. Dit zijn technische loggegevens zoals uw IP-adres, tijdstip van bezoek, browsergegevens en welke pagina’s er zijn opgevraagd. Dit gebeurt voor technisch noodzakelijke redenen en optimalisatie van de site. SNG heeft een ‘gerechtvaardigd belang’ om uw gegevens te verwerken (rechtsgrond). De bewaartermijn van deze gegevens bedraagt zes maanden. Daarna verwijdert SNG de gegevens.

Verder worden functionele/sessie cookies geplaatst in verband met het kunnen laten zien op deze website van een video die wordt gehost door Vimeo. SNG heeft het plaatsen van cookies door Vimeo beperkt, waardoor Vimeo alleen cookies plaatst die nodig zijn om de video af te spelen. Deze cookies worden na afsluiten van de browser automatisch verwijderd, de bewaartermijn is maximaal één dag. De cookies worden geplaatst vanwege een ‘gerechtvaardigd belang’ (rechtsgrond).

U kunt via het contactformulier of per e-mail (actief) gegevens toesturen aan SNG. In dat geval geeft u SNG toestemming uw gegevens te gebruiken (rechtsgrond). U hebt het recht de toestemming te allen tijde weer in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Dit betekent dat wanneer u zich bedenkt, u nogmaals contact kunt opnemen met SNG, SNG zal dan uw persoonsgegevens vóór (volledige) afhandeling van uw bericht verwijderen.

Wanneer u gegevens toestuurt aan SNG, gebruikt SNG de gegevens alleen voor het doel waarvoor u ze heeft toegestuurd. SNG bewaart de gegevens zo lang als nodig is voor de afhandeling van het bericht en/of zo lang als nodig is om contact met u te onderhouden.
Wanneer u gebruik maakt van het contactformulier, zijn invulling van uw naam en een contactgegeven nodig zodat SNG gericht met u kan communiceren.
Mocht u SNG meer (gevoelige) persoonsgegevens willen toesturen dan waarvoor het contactformulier ruimte biedt, kunt u dit aangeven in uw bericht. SNG zal u dan de mogelijkheid bieden de gegevens versleuteld toe te sturen.

SNG verwijdert de toegestuurde gegevens na maximaal één jaar.

In het kader van het berichtenverkeer dat SNG faciliteert, zijn de Deelnemers van SNG, waaronder de gerechtsdeurwaarders, de ‘verwerkingsverantwoordelijken’ in de zin van de AVG. Zij schakelen SNG in als ‘verwerker’.
Dit betekent dat SNG de persoonsgegevens uit het berichtenverkeer slechts in opdracht en op basis van schriftelijke instructies van de Deelnemers verwerkt.
De informatieverstrekkers/derden waarmee berichten worden uitgewisseld, zullen ook kwalificeren als ‘verwerkingsverantwoordelijken’. SNG is echter alleen ‘verwerker’ voor haar Deelnemers, niet voor derden.

In het kader van de verwerking van persoonsgegevens van relaties is SNG ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG.

Hierna kunt u lezen hoe SNG met persoonsgegevens van verschillende soorten relaties omgaat.

Aangesloten organisaties (berichtenverkeer)
SNG houdt bepaalde gegevens bij van de organisaties die zijn aangesloten op het systeem van SNG. Deze gegevens kunnen persoonsgegevens betreffen. Bijvoorbeeld de persoonsgegevens van contactpersonen en de beheerder van het softwarecertificaat.

De rechtsgrond van het bijhouden van deze gegevens is als volgt. SNG heeft bepaalde gegevens nodig om de diensten te kunnen verlenen, voor certificaatbeheer, facturatie en in het algemeen om contact te houden. Kortom ter uitvoering van de overeenkomst met SNG. Voor de persoonsgegevens die zijn ingevuld in het aanmeldformulier en die niet strikt noodzakelijk zijn om de overeenkomst uit te voeren, geldt dat u door het toesturen van de gegevens aan SNG toestemming hebt gegeven om de gegevens te gebruiken. Voor deze aanvullende gegevens geldt dat u het recht hebt de toestemming te allen tijde weer in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Dit betekent dat wanneer u een contactpersoon wilt afmelden of wijzigen, u contact kunt opnemen met SNG, SNG zal dan de persoonsgegevens in haar systeem aanpassen.

SNG kan de opgegeven mailadressen ook gebruiken om u berichten te sturen in het kader van de dienstverlening van SNG. Bijvoorbeeld berichten omtrent beschikbaarheid, wijzigingen in de dienstverlening en nieuwsberichten.

De bewaartermijnen van de gegevens na beëindiging van de overeenkomst is maximaal twee jaar. Fiscaal relevante gegevens worden zeven jaar bewaard. Na afloop van deze bewaartermijnen verwijdert SNG de gegevens.

Geïnteresseerde organisaties (prospects berichtenverkeer)
SNG houdt bepaalde gegevens bij van organisaties waarmee contact is in het kader van een eventuele aansluiting op het systeem van SNG. Deze gegevens kunnen persoonsgegevens betreffen.

De rechtsgrond van het bijhouden van deze gegevens is als volgt. U heeft SNG gegevens toegestuurd en daarmee toestemming gegeven om de gegevens te gebruiken. Voor deze gegevens geldt dat u het recht hebt de toestemming te allen tijde weer in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Dit betekent dat u contact kunt opnemen met SNG hierover, SNG zal dan de persoonsgegevens direct verwijderen.

SNG bewaart de gegevens zo lang als nodig is om contact met u te onderhouden. Wanneer een overeenkomst tot stand komt, worden de gegevens bewaard zoals hiervoor aangegeven bij ‘aangesloten organisaties’. Wanneer geen overeenkomst tot stand komt, verwijdert SNG de gegevens na maximaal drie maanden. U hoeft hiervoor geen contact op te nemen met SNG.

Andere zakelijke relaties
SNG houdt bepaalde gegevens bij van organisaties die niet zijn aangesloten op het systeem van SNG, maar waarmee SNG op een andere wijze een zakelijke (leveranciers)relatie onderhoudt. Deze gegevens kunnen persoonsgegevens betreffen.
De rechtsgrond van het bijhouden van deze gegevens is als volgt. SNG heeft bepaalde gegevens nodig voor het onderhouden van het contact in het algemeen, ter uitvoering van bestaande overeenkomsten of afspraken en vanuit een gerechtvaardigd belang met betrekking tot potentiële overeenkomsten of andere afspraken.

De bewaartermijn van de gegevens na beëindiging van de overeenkomst, voldoening van een (geld)vordering of afhandeling van een transactie of zakelijk contact is maximaal twee jaar. Fiscaal relevante gegevens worden zeven jaar bewaard. Na afloop van deze bewaartermijnen verwijdert SNG de gegevens.

In het kader van de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten en kandidaten is SNG ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG.
De rechtsgrond van het gebruik van de persoonsgegevens wordt hierna beschreven.

In het kader van een wervingsprocedure kan SNG op de volgende manieren persoonsgegevens verkrijgen: van personen zelf die als sollicitanten aan SNG gegevens toesturen, van door SNG ingeschakelde professionele bemiddelingsorganisaties of door SNG verkregen via publieke middelen zoals een professioneel social media account. In het laatste geval verzamelt SNG alleen gegevens wanneer voor haar duidelijk is dat diegene benaderd kan worden (gerechtvaardigd belang).

De persoonsgegevens betreffen met name contactgegevens, identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens over opleiding en werkervaring en gegevens over beschikbaarheid. De persoonsgegevens betreffen in ieder geval de toegestuurde persoonsgegevens en in voorkomend geval het cv.
SNG gebruikt de gegevens om de geschiktheid en beschikbaarheid van de persoon te beoordelen en om eventueel contact te onderhouden.

SNG kan ook onderzoek/screening doen in openbare bronnen, zo ook in Google en social media. In een latere fase in de wervingsprocedure vindt een verdere screening plaats. In die fase informeert SNG de kandidaat nader daarover. Screening vindt steeds plaats vanuit het gerechtvaardigd belang van SNG om te beoordelen of de kandidaat over de vereiste integriteit en betrouwbaarheid beschikt.

In het geval dat een arbeidsrelatie wordt aangegaan, bewaart en gebruikt SNG persoonsgegevens verder in het kader van de arbeidsrelatie. SNG informeert hierover nader bij het begin van de arbeidsrelatie.
In het geval dat geen arbeidsrelatie wordt aangegaan, verwijdert SNG de verzamelde persoonsgegevens na maximaal vier weken. SNG kan de persoonsgegevens langer bewaren indien de persoon toestemming geeft de gegevens voor een bepaalde langere termijn te bewaren. Na afloop van die termijn verwijdert SNG de gegevens alsnog.