U bent van harte welkom op de website over SNG (Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders). De website is vooral bedoeld om u informatie te verstrekken over SNG.
SNG maakt privacygevoelige informatie veilig beschikbaar voor gerechtsdeurwaarders, partijen in het publieke domein en aanpalende organisaties.
Wij vinden het belangrijk u te informeren hoe wij met de verwerking van persoonsgegevens omgaan. Hieronder vindt u per kopje uitleg over wat wij doen en waarom.
Wij behandelen uw gegevens in alle gevallen vertrouwelijk en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Wanneer u gegevens aan ons toestuurt, gebruiken wij de gegevens alleen voor het doel waarvoor u ze heeft toegestuurd.
Wijzigingen in deze verklaring
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De meest recente versie van de privacyverklaring staat altijd op deze site.
De verklaring is voor het laatst gewijzigd op: 26 april 2022.
Wat zijn persoonsgegevens en welke rollen zijn er?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over wie iemand is of die met diegene in verband gebracht kunnen worden. Denk hierbij aan naam, e-mailadres of telefoonnummer. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand geïdentificeerd kan worden.
De verwerkingsverantwoordelijke is de partij die het doel en middelen bepaalt van de verwerking van persoonsgegevens. In andere woorden is dit de partij die bepaalt wat er met de persoonsgegevens gebeurt.
Een verwerker is de partij die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
Welke persoonsgegevens verwerken wij, waarom en hoe lang bewaren wij de gegevens?
SNG als verwerkingsverantwoordelijke
SNG is voor de volgende verwerkingen verwerkingsverantwoordelijke:
Bezoek website
Wij houden van u als bezoeker van de website algemene bezoekgegevens bij. Dit zijn technische loggegevens zoals uw IP-adres, tijdstip van bezoek, browsergegevens en welke pagina’s u opvraagt. Dit gebeurt voor technisch noodzakelijke redenen en optimalisatie van de site. Wij hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ om uw gegevens te verwerken (rechtsgrond). De bewaartermijn van deze gegevens bedraagt zes maanden. Daarna verwijderen wij de gegevens.
Contact
U kunt via het contactformulier of per e-mail persoonsgegevens toesturen aan ons. Wij verzoeken u gebruik te maken van het contactformulier. Via het contactformulier worden de volgende persoonsgegevens verwerkt: uw e-mailadres en naam, eventueel uw telefoonnummer en andere persoonsgegevens die u in uw bericht heeft vermeld. Invulling van uw naam en e-mailadres zijn nodig zodat wij gericht met u kunnen communiceren.
Mocht u ons meer (gevoelige) persoonsgegevens willen toesturen dan waarvoor het contactformulier ruimte biedt, kunt u dit aangeven in uw bericht. Wij zullen u dan de mogelijkheid bieden de gegevens versleuteld toe te sturen.
Wij hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ om de gegevens die u ons toestuurt te gebruiken om uw vraag af te handelen (rechtsgrond).
Wij bewaren de gegevens zo lang als nodig is voor de afhandeling van het bericht en/of zo lang als nodig is om contact met u te onderhouden. Wij verwijderen de toegestuurde gegevens na maximaal één jaar. U kunt op elk moment bij ons aangeven dat u niet meer wilt dat uw gegevens gebruikt worden.
Relaties
Aangesloten organisaties (berichtenverkeer)
Wij houden bepaalde gegevens bij van de organisaties die zijn aangesloten op het systeem van SNG. Deze gegevens kunnen persoonsgegevens betreffen. Bijvoorbeeld de persoonsgegevens van contactpersonen en de beheerder van het softwarecertificaat.
De rechtsgrond van het bijhouden van deze gegevens is als volgt. Wij hebben bepaalde gegevens nodig om de diensten te kunnen verlenen, voor certificaatbeheer, facturatie en in het algemeen om contact te houden. Kortom ter uitvoering van de overeenkomst met SNG. Voor de persoonsgegevens die zijn toegestuurd aan SNG (eventueel via een aanmeldformulier) en die niet strikt noodzakelijk zijn om de overeenkomst uit te voeren, geldt dat u door het toesturen van de gegevens aan SNG toestemming hebt gegeven om de gegevens te gebruiken. Voor deze aanvullende gegevens geldt dat u het recht hebt de toestemming te allen tijde weer in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Wanneer u een contactpersoon wilt wijzigen, kunt u contact opnemen met ons, wij zullen dan de persoonsgegevens in ons systeem aanpassen.
Wij kunnen opgegeven mailadressen ook gebruiken om u berichten te sturen in het kader van onze dienstverlening. Bijvoorbeeld berichten omtrent beschikbaarheid, wijzigingen in de dienstverlening en nieuwsberichten. Wij hebben gezorgd voor afspraken over de verwerking van persoonsgegevens met de door ons ingeschakelde verwerker voor de nieuwsbrief en eventueel andere nieuwsberichten.
De bewaartermijn van de gegevens na beëindiging van de overeenkomst is maximaal één jaar. Fiscaal relevante gegevens bewaren wij zeven jaar. Na afloop van deze bewaartermijnen verwijderen wij de gegevens.
Geïnteresseerde organisaties (prospects berichtenverkeer)
Wij houden bepaalde gegevens bij van organisaties waarmee contact is in het kader van een eventuele aansluiting op het systeem van SNG. Deze gegevens kunnen persoonsgegevens betreffen.
De rechtsgrond van het bijhouden van deze gegevens is als volgt. Wij hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ om de gegevens die u ons toestuurt te gebruiken om uw vraag of aanmelding af te handelen.
Wij bewaren de gegevens zo lang als nodig is om contact met u te onderhouden. Wanneer een overeenkomst tot stand komt, bewaren wij de gegevens zoals hiervoor aangegeven bij ‘aangesloten organisaties’. Wanneer geen overeenkomst tot stand komt, verwijderen wij de gegevens na maximaal één jaar.
Andere zakelijke relaties
Wij houden bepaalde gegevens bij van organisaties waarmee wij op een andere wijze dan in het kader van het berichtenverkeer een zakelijke (leveranciers)relatie onderhouden. Deze gegevens kunnen persoonsgegevens betreffen.
De rechtsgrond van het bijhouden van deze gegevens is als volgt. Wij hebben bepaalde gegevens nodig voor het onderhouden van het contact in het algemeen, ter uitvoering van bestaande overeenkomsten of afspraken en vanuit een gerechtvaardigd belang met betrekking tot potentiële overeenkomsten of andere afspraken.
De bewaartermijn van de gegevens na beëindiging van de overeenkomst, voldoening van een (geld)vordering of afhandeling van een transactie of zakelijk contact is maximaal één jaar. Fiscaal relevante gegevens bewaren wij zeven jaar. Na afloop van deze bewaartermijnen verwijderen wij de gegevens.
Bezoekers en bijeenkomsten
Algemeen
SNG identificeert de bezoekers van haar pand of een andere locatie waar SNG een afspraak of bijeenkomst organiseert aan de hand van een geldig legitimatiebewijs.
SNG kan bepaalde (persoons)gegevens bijhouden van genodigden en bezoekers van haar pand of een andere locatie waar SNG een afspraak of bijeenkomst organiseert. Dit kunnen uw voor- en achternaam, naam van de organisatie, e-mailadres en telefoonnummer betreffen. SNG houdt deze gegevens bij om contact te kunnen opnemen in het kader van de afspraak of bijeenkomst en om in het kader van het organiseren en security/beveiliging een overzicht te hebben van de aanwezigheid van genodigden en overige bezoekers.
In geval van een bijeenkomst kan SNG, alleen indien zij dit nodig acht voor een goede uitvoering van de bijeenkomst, voorgaande gegevens verstrekken aan andere organisaties die bij (de organisatie van) de bijeenkomst betrokken zijn.
SNG maakt gebruik van cameratoezicht. Naast camerabeelden via geplaatste camera’s worden er foto’s gemaakt van de personen die bij de voordeur aanbellen.
SNG heeft een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te verwerken, in het kader van het organiseren van de afspraak of bijeenkomst en ter beveiliging en bescherming van het pand, eigendommen en aanwezigen in het pand.
SNG gebruikt uw gegevens alleen voor de beschreven doeleinden. SNG bewaart persoonsgegevens voor een periode van zes maanden in haar bezoekersregistratie. Indien het noodzakelijk is voor het onderhouden van contact, kan SNG uw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren buiten de bezoekersregistratie. De camerabeelden via geplaatste camera’s worden vier weken bewaard en de foto’s bij de voordeur vier dagen.
Na afloop van de bewaartermijn(en) verwijdert SNG de gegevens. Met betrekking tot persoonsgegevens niet zijnde camerabeelden of foto’s kan dit anders zijn als u al een relatie bent van SNG en uw gegevens ook in dat kader worden gebruikt.
Evenement
Ingeval SNG een grote bijeenkomst organiseert die zij beschouwt als een evenement geldt naast bovenstaande het volgende.
SNG kan gebruik maken van een aanmeldformulier waarmee u uw aanwezigheid en de gegevens die kunnen worden gebruikt in het kader van het evenement kenbaar maakt. Voor het door u ingevulde aanmeldformulier geldt de bewaartermijn voor de bezoekersregistratie zoals hiervoor vermeld. De door u opgegeven naam en de naam van uw organisatie kunnen mogelijk ook gebruikt worden voor een deelnemersbadge.
SNG kan, indien dit noodzakelijk wordt geacht voor de deugdelijke uitvoering van het evenement, uw persoonsgegevens verstrekken aan de spreker(s) en de organisatie waar het evenement plaatsvindt.
Sollicitanten en andere kandidaten
In het kader van een wervingsprocedure kunnen wij op de volgende manieren persoonsgegevens verkrijgen: van personen zelf die als sollicitanten aan ons gegevens toesturen, van door ons ingeschakelde professionele bemiddelingsorganisaties of door onszelf verkregen via publieke middelen zoals een professioneel social media account. In het laatste geval verzamelen wij alleen gegevens wanneer voor ons duidelijk is dat diegene benaderd kan worden (gerechtvaardigd belang).
De persoonsgegevens betreffen contactgegevens, identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken, gegevens over opleiding en werkervaring en gegevens over beschikbaarheid. De persoonsgegevens bestaan in ieder geval uit de toegestuurde persoonsgegevens en wanneer van toepassing het cv.
Wij gebruiken de gegevens om de geschiktheid en beschikbaarheid van de persoon te beoordelen en om eventueel contact te onderhouden.
Wij kunnen ook onderzoek/screening doen in openbare bronnen, zo ook in Google en social media. In een latere fase in de wervingsprocedure vindt een verdere screening plaats. In die fase informeren wij de kandidaat nader daarover. Screening gebeurt steeds vanuit ons gerechtvaardigd belang om te beoordelen of de kandidaat over de vereiste integriteit en betrouwbaarheid beschikt.
Wanneer een arbeidsrelatie wordt aangegaan, bewaren en gebruiken wij persoonsgegevens verder in het kader van de arbeidsrelatie. Wij informeren hierover nader bij het begin van de arbeidsrelatie.
Wanneer geen arbeidsrelatie wordt aangegaan, verwijderen wij de persoonsgegevens na maximaal vier weken. Wij kunnen de persoonsgegevens langer bewaren als de persoon toestemming geeft de gegevens voor een bepaalde langere termijn te bewaren. Na afloop van die termijn verwijderen wij de gegevens alsnog.
Wanneer geen arbeidsrelatie wordt aangegaan, verwijderen wij de persoonsgegevens na maximaal vier weken. Wij kunnen de persoonsgegevens langer bewaren als de persoon toestemming geeft de gegevens voor een bepaalde langere termijn te bewaren. Na afloop van die termijn verwijderen wij de gegevens alsnog.
SNG als verwerker
SNG is voor de volgende verwerkingen verwerker:
Dienstverlening SNG (berichtenverkeer)
In het kader van het berichtenverkeer dat wij faciliteren, is SNG verwerker. De Deelnemers van SNG, waaronder de gerechtsdeurwaarders, zijn de verwerkingsverantwoordelijken. Zij schakelen SNG in als verwerker. Dit betekent dat wij de persoonsgegevens uit het berichtenverkeer slechts in opdracht en op basis van schriftelijke instructies van de Deelnemers verwerken.
De informatieverstrekkers/derden waarmee berichten worden uitgewisseld, zullen ook kwalificeren als verwerkingsverantwoordelijken. SNG is alleen verwerker voor haar Deelnemers, niet voor Derden.
Uw rechten
Tot slot wijzen wij u op uw volgende rechten onder de AVG: het recht de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken om inzage, rectificatie (wijziging), wissing of beperking van de persoonsgegevens, alsmede het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Ook heeft u het recht tegen de verwerking bezwaar te maken.
Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wilt u contact? U kunt ons bellen op 088 6389300 of gebruik maken van het contactformulier.
